Un hotel con diez salas de reuniones en tres plantas celebra dos o tres eventos por sala en un día de mucha actividad. Son treinta eventos, la mayoría con un cliente que espera ver su nombre en la puerta, y un programa que cambia la tarde anterior. La hoja impresa en un marco de plástico ya está desactualizada a las diez. Las pantallas de esta página siguen las propias reservas, de modo que quien mueve una reunión en Outlook ya ha actualizado todas las pantallas del edificio.
Esta página explica qué muestran las pantallas, cómo les llegan las reservas, dónde colgar las pantallas, cuánto cuesta y qué no hará easyCMS.
Las ventajas
- Rótulos de puerta y paneles de vestíbulo que siguen sus calendarios de Outlook, Microsoft 365 o Google, cada pocos minutos
- O pegue los eventos del día desde Excel, o introduzca una reserva desde su teléfono
- Cada evento con el logotipo del cliente, encontrado en Wikipedia o en el propio sitio web del cliente con un clic
- El nombre que deben leer los huéspedes, no el título interno del calendario, y las reuniones privadas mostradas solo como «Reservada»
- Flechas hacia cada sala desde donde está colgada cada pantalla, y salas combinadas como un salón de baile que se divide en dos
- Tres estilos, texto, logotipos y una imagen o un vídeo grande, cada uno en horizontal y en vertical
- Siete idiomas en pantalla: inglés, francés, alemán, español, neerlandés, italiano y polaco
- Tres salas incluidas en cada cuenta, salas ilimitadas por 299€ una sola vez, sin cuota mensual
Dos tipos de pantalla
El rótulo de puerta
Una pantalla junto a una sala. Lo que hay ahora con el tiempo restante, lo siguiente y el resto del día. ¿Sala libre? Lo dice, y hasta cuándo.
El panel
Todas las salas del edificio, o una planta: los eventos de hoy con hora, cliente, sala y una flecha que indica el camino. Pasa las páginas solo.
Ambos leen las mismas reservas, así que el rótulo de puerta y el panel del vestíbulo nunca se contradicen.
Cómo funciona
1. Registre sus salas una sola vez
En Studio, abra Salas y reservas y añada sus salas: nombre, planta y orden. Un salón de dos mitades se añade una sola vez, con sus partes.
2. Incorpore las reservas
Pegue el enlace de calendario de cada sala desde Outlook, Microsoft 365 o Google, pegue filas desde Excel o escriba una reserva en su teléfono.
3. Haga que cada reserva se vea bien
Muestre el nombre que deben leer los invitados, el logotipo del cliente o una foto, u oculte una reserva. Studio puede buscar el logotipo del cliente en la web por usted.
4. Ponga el diseño en las pantallas
Elija una plantilla, todas las salas, una planta o una sala, añada su logotipo y las flechas, y reprodúzcala.
5. Se mantiene actualizado solo
Las reservas se leen cada pocos minutos. Cada pantalla pasa de «ahora» a «a continuación» a su hora, sola, aunque se caiga la red.
Enlaces de calendario, paso a paso:
- Outlook y Microsoft 365: Settings, Calendar, Shared calendars, Publish a calendar (Configuración, Calendario, Calendarios compartidos, Publicar un calendario). Elija el calendario de la sala y «Can view all details» (Puede ver todos los detalles), y copie el enlace ICS. En el caso de un buzón de sala, su departamento de TI puede publicarlo con todos los detalles.
- Google Calendar: la configuración del calendario de la sala, Integrar el calendario, la dirección secreta en formato iCal.
Bueno saberlo Una reunión privada en Outlook o Google, o un calendario publicado como «Can view when I’m busy» (Puede ver cuándo estoy ocupado), aparece como «Reservada», con la hora pero sin su nombre. Normalmente es lo que una oficina quiere en una pantalla de pasillo.
Dónde colocar las pantallas y de qué tamaño
| Ubicación | Tamaño sugerido | Orientación | Plantilla |
|---|---|---|---|
| Junto a la puerta de cada sala de reuniones | 22”–32” | Horizontal o vertical | Rótulo de puerta, texto o logotipo |
| Salón de baile y grandes salas de eventos | 32”–43” | Vertical | Puerta de sala de conferencias, con el logotipo del cliente |
| Vestíbulo de ascensores de cada planta | 43”–49” | Vertical | Panel de esa planta, con flechas |
| Vestíbulo del hotel o del centro de conferencias | 55”–65” | Horizontal | Panel de conferencias o Eventos con logotipos |
| Recepción de oficina | 43”–55” | Horizontal | Panel de recepción, con su vídeo |
| Mostrador de acreditación en un congreso | 43”–55” | Vertical | Lista de eventos de hoy |
Los rótulos de puerta se colocan a unos 1,4 metros hasta el centro, y las pantallas de los vestíbulos de ascensores a unos 1,6 metros. Un rótulo de puerta necesita corriente junto a la puerta, así que prevea el enchufe, o Power-over-Ethernet, antes de terminar la pared. Cualquier reproductor de easyCMS sirve: Windows, Android, LG webOS o Samsung Tizen. Una pantalla profesional con el reproductor integrado no necesita ninguna caja detrás. Consulte la guía de compra de reproductores.
Lo que cuesta
Las plantillas para salas de reuniones y Salas y reservas vienen con cada cuenta de easyCMS. Se incluyen tres salas. Por encima de tres, el Complemento Salas de conferencias cuesta 299€ una sola vez y desbloquea salas ilimitadas en todas las plantas. Cada pantalla sigue necesitando su propia licencia de pantalla, como cualquier pantalla.
Una oficina con tres salas de reuniones
Tres rótulos de puerta y un panel en la recepción: cuatro pantallas.
| Línea | Coste |
|---|---|
| Cuenta easyCMS, hasta 5 pantallas, 1 licencia incluida | 49 EUR, pago único |
| 3 × licencia adicional a 66 EUR, compradas en el mismo pedido | 198 EUR, pago único |
| Complemento Salas de conferencias | no es necesario, se incluyen tres salas |
| Total del software, pagado una vez | 247 EUR |
Un hotel con diez salas de reuniones en tres plantas
Diez rótulos de puerta, un panel vertical en cada uno de los tres vestíbulos de ascensores y un panel de conferencias en el vestíbulo: catorce pantallas.
| Línea | Coste |
|---|---|
| Cuenta easyCMS PRO, hasta 25 pantallas, 1 licencia incluida | 299 EUR pago único |
| 13 × licencia adicional a 66 EUR, compradas en el mismo pedido | 858 EUR, pago único |
| Complemento Salas de conferencias, salas ilimitadas | 299 EUR pago único |
| Total del software, pagado una vez | 1,456 EUR |
Las licencias compradas en el mismo pago que la cuenta cuestan 66 EUR cada una en lugar de 99 EUR. No hay cuota mensual en ninguna de estas líneas, y las pantallas y los reproductores van aparte. Todo está en la página de precios.
Lo que easyCMS no hace
Vale la pena leerlo antes de comprar, porque son las preguntas que hacen los establecimientos una vez instaladas las pantallas.
- No se reserva desde la pantalla. Las pantallas muestran las reservas, no las toman. No hay botón «reservar ahora», ni registro de llegada, ni liberación de una sala a la que nadie se presentó. La gente sigue reservando en Outlook, Google o en el sistema de su hotel.
- Sin conexión directa con Microsoft 365, Google ni con un sistema hotelero. easyCMS lee un enlace de calendario publicado, o lo que usted pegue desde Excel. No inicia sesión en su cuenta de Microsoft o Google, y no se conecta a Opera, Delphi ni a ningún otro sistema de ventas y catering.
- No al segundo. Los calendarios se leen cada pocos minutos, y el propio Outlook puede tardar un tiempo en actualizar un calendario publicado. Una reunión movida un minuto antes de empezar puede llegar a la puerta con un poco de retraso.
- Sin sensores en las salas. No sabe si realmente hay gente en una sala.
- Los logotipos son su responsabilidad. Studio le encuentra un logotipo, pero si puede mostrarlo es algo entre usted y su cliente.
- Usted no es administrador del CMS. Lo alojamos en la UE y nos ocupamos de la plataforma. Los cambios de configuración pasan por nosotros.
Preguntas que hacen los establecimientos
¿Necesitamos el complemento?
Solo para más de tres salas. Cada cuenta incluye tres, así que una oficina pequeña nunca lo necesita. El complemento cuesta 299€ una sola vez, para salas ilimitadas, y no se renueva.
¿Cada rótulo de puerta necesita una licencia?
Sí, cada pantalla necesita una licencia de pantalla, muestre lo que muestre: 66€ con una cuenta, 99€ si se añade más tarde, 49€ en Enterprise para Android, webOS o Tizen. El complemento cuenta salas, no pantallas.
Nuestra agenda de eventos está en Opera o Delphi. ¿Funcionará?
Sí, mediante Excel. Exporte los eventos del día, copie las filas y péguelas en Studio. Lleva un minuto por la mañana, y el logotipo del cliente y el nombre visible para los huéspedes se mantienen en cada reserva.
¿Puede una pantalla mostrar solo una planta?
Sí. Cada panel se configura para todas las salas, una planta o una sala. Una pantalla vertical en cada vestíbulo de ascensores, configurada para su propia planta, es la fórmula que mejor funciona en un hotel.
¿Qué muestra una pantalla cuando no hay nada?
El rótulo de puerta indica que la sala está libre y hasta cuándo. Los paneles indican que no hay más eventos hoy, o muestran los primeros eventos de mañana una vez terminados los de hoy.
¿Puede el panel reproducir el vídeo de nuestro hotel?
Sí. El estilo imagen grande admite una foto, un vídeo o una lista de reproducción en la zona de imagen, con el evento en curso, el siguiente y el resto del día al lado.
¿Y si se cae la red?
Cada pantalla guarda las reservas del día y su propio reloj, así que sigue pasando de lo actual a lo siguiente. Las nuevas reservas y los cambios aparecen en cuanto vuelve a estar en línea. Más información en cartelería digital sin internet.
Para el resto de las pantallas de un hotel, desde la bienvenida en el vestíbulo hasta el comedor del personal, consulte cartelería digital para hoteles. Para oficinas, consulte comunicación interna.