Ist Ihre Digital Signage DSGVO-konform? Eine Checkliste

Die meisten Digital Signage-Lösungen verarbeiten keine personenbezogenen Daten, und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen lässt sich in der Regel mit wenigen Unterlagen an einem Nachmittag erledigen. Bei manchen Lösungen ist dies jedoch der Fall, und in diesem Fall greift die DSGVO in vollem Umfang: Sie benötigen eine Rechtsgrundlage, ein Verarbeitungsverzeichnis, eine schriftliche Vereinbarung mit Ihrem Anbieter und gegebenenfalls eine vollständige Folgenabschätzung. Diese Checkliste zeigt Ihnen, welche der beiden Voraussetzungen erfüllt sind, und enthält die Fragen, die Sie jedem Anbieter vor Vertragsabschluss stellen sollten.

Eines sei einmal klar und deutlich gesagt, dann wiederholen wir es nicht. Dies ist ein praktischer Leitfaden eines Anbieters, keine Rechtsberatung. Wir sind DynamicDigital sp. z o.o., ein polnisches Unternehmen, das nach EU-Recht operiert und seinen Sitz in der EU hat – keine Anwaltskanzlei. Nutzen Sie diese Informationen zur Vorbereitung der Unterlagen und Fragen. Falls Ihr Projekt Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten von Kindern oder etwas, das auf Überwachung am Arbeitsplatz hindeutet, umfasst, sollten Sie zusätzlich eine Rechtsberatung einholen.

Schritt 1: Verarbeitet Ihre Beschilderung überhaupt personenbezogene Daten?

Beginnen Sie hier, denn die Antwort entscheidet darüber, inwieweit der Rest relevant ist. Ein Bildschirm mit Preisen, Öffnungszeiten und Uhrzeit verarbeitet keine personenbezogenen Daten. Ein Bildschirm, der einen namentlich genannten Besucher ankündigt, hingegen schon.

Der Funktionstest ist einfach. Wenn eine Person anhand der Bildschirminhalte oder einer im CMS gespeicherten Datei identifiziert werden kann, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Andernfalls handelt es sich bei dem Rest dieses Artikels eher um eine Beschaffungsmaßnahme als um eine Compliance-Maßnahme. Sie sollten dies dennoch tun, da Ihr Datenschutzbeauftragter danach fragen wird.

Um Missverständnisse bezüglich unseres Produkts auszuräumen: easyCMS verfügt weder über eine Kamera noch über eine Funktion zur Reichweitenmessung. Die Widgets umfassen Bilder, Videos, Audio, Texte, Uhren, Wetterdaten, Kalender aus einem iCal-Feed, RSS-Feeds, Datensätze, Webseiten und vieles mehr. Eine vor Ort installierte Kamera zur Reichweitenmessung ist ein separates Produkt eines separaten Anbieters und unterliegt eigenen Compliance-Anforderungen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt nicht durch uns, nur weil auf dem daneben stehenden Bildschirm unsere Software läuft, und sie gelangt auch nicht versehentlich in Ihren Besitz. Die Eigentumsrechte müssen schriftlich festgehalten sein.

Schritt 2: Wo die CMS ihren Sitz hat und unter welchem Gesetz sie steht

Cloud Signage bedeutet, dass Ihre Inhalte auf einem externen Server gespeichert werden. Zwei Fragen, die jeder seriöse Anbieter in einem Satz beantworten kann: Mit welchem Unternehmen schließen Sie den Vertrag ab und wo hat dieses seinen Sitz? Und in welchem Land wird das Content-Management-System (CMS) selbst betrieben, inklusive der Datensicherungen?

Unsere Antwort: Sie schließen einen Vertrag mit DynamicDigital sp. z o.o., Warschau, Polen, EU-USt-IdNr. PL5213678094, tätig seit 2014 und Betreiber von easyCMS seit 2016. Das CMS wird von uns in der Europäischen Union, bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland, gehostet. Die Unternehmensdetails finden Sie auf der Website. Über uns-Seite Der Hosting-Standort ist festgelegt auf Sicherheit, DSGVO und wo Ihre Daten gespeichert werden Wir werden beides für die Beschaffung schriftlich festhalten.

Die Angabe des Hosting-Standorts sollte nicht überinterpretiert werden. Hosting in der EU beseitigt zwar die Frage der internationalen Datenübertragung, garantiert aber nicht automatisch die Einhaltung der Vorschriften und sagt auch nichts darüber aus, wie die Daten dort verarbeitet werden. Es handelt sich lediglich um einen Punkt auf der Checkliste, nicht um die vollständige Checkliste.

Schritt 3: Das, was Sie hochladen, birgt das größere Risiko.

In den meisten Fällen liegt das Problem nicht beim Anbieter, sondern in der Medienbibliothek.

Manche laden Dinge auf Online-Systeme hoch, die sie niemals per E-Mail versenden würden: ein Mitarbeiterfotoverzeichnis, eine Namensliste für eine Rangliste, eine Gästeliste für eine Veranstaltung, die in ein … eingefügt wird. Datensatz Weil es der schnellste Weg war, es auf den Bildschirm zu bringen. Jeder einzelne Vorgang ist nun eine Verarbeitungsaktivität, die Sie in einem System steuern, das Ihr Marketingteam täglich nutzt.

Zwei Gewohnheiten lösen das Problem größtenteils. Importieren Sie nur die Spalten, die der Bildschirm tatsächlich benötigt, sodass eine Rangliste Vornamen und Punktzahlen anstelle von vollständigen Namen, Personalnummern und E-Mail-Adressen anzeigt. Und überprüfen Sie die Bibliothek regelmäßig, da sich Bibliotheken mit digitalen Anzeigetafeln ansammeln. Speicher- und Upload-Leitfaden umfasst das Ausmisten von Dingen, die man nicht mehr benutzt.

Schritt 4: Sind Screenshots und Spielprotokolle personenbezogene Daten?

Hier ist ein auf die jeweilige Beschilderung zugeschnittenes Urteilsvermögen gefragt, und hier helfen die meisten allgemeinen DSGVO-Checklisten nicht weiter.

Bildschirmfotos auf Abruf. Das CMS kann einen Spieler abfragen, was ihm aktuell angezeigt wird. Dies ist hilfreich, um einen Fehler zu diagnostizieren, ohne vor Ort sein zu müssen. Ein Screenshot erfasst lediglich die Bildschirmausgabe: Es gibt keine Kamera und keine Ansicht des Raumes. Die Frage beantwortet sich also von selbst. Wird ein Menü angezeigt, ist der Screenshot ein Bild dieses Menüs. Wird der Name eines Besuchers angezeigt, enthält der Screenshot dessen Namen und sollte entsprechend behandelt werden. Siehe Anzeigeüberwachung für das, was die Funktion bewirkt.

Wiedergabenachweise. Diese Funktion ist für PRO- und Enterprise-Konten verfügbar und zeichnet auf, was wann und auf welchem Bildschirm abgespielt wurde. Es handelt sich dabei um Inhalts- und Gerätedaten, nicht um personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten entstehen in zwei Fällen: wenn ein Bildschirm eindeutig einer identifizierbaren Person zugeordnet werden kann, beispielsweise der Bildschirm am Schreibtisch einer bestimmten Person, oder wenn das Protokoll mit anderen personenbezogenen Daten verknüpft wird. Weitere Informationen finden Sie in Spielnachweis für digitale Beschilderung Die

Überwachungsdaten anzeigen. Letzter Check-in-Zeitpunkt, Verbindungsstatus, Player-Version. Gerätedaten – und das ist in einem großen Netzwerk im Wesentlichen alles. In einem Zwei-Personen-Büro, in dem sich ein Bildschirm im Zimmer einer Person befindet, geben diese Daten Aufschluss über deren Arbeitszeiten. Beurteilen Sie die Daten anhand der Bereitstellung, nicht anhand der Feldbezeichnung.

Gut zu wissen Es ist ratsam, sich zu fragen, was die Aufzeichnung preisgeben würde, wenn sie durchgesickert wäre. Ein Protokolleintrag wie „Layout 14, 96-mal auf Bildschirm 7 abgespielt“ ist beispielsweise nicht aussagekräftig. Ein Screenshot des Wartezimmerbildschirms hingegen könnte verraten, wer sich im Wartezimmer befand.

Schritt 5: Kundenbindung, die niemand festlegt und nach der jeder gefragt wird.

Die Frage der Aufbewahrungsdauer ist für Wirtschaftsprüfer deshalb so wichtig, weil es darauf keine Standardantwort gibt. Man muss sich entscheiden, sie schriftlich festhalten und dabei bleiben.

Diese Zeiträume sind Vorschläge zur internen Diskussion und keine Plattformeinstellungen. easyCMS Kunden sind keine CMS-Administratoren, daher können Sie die Aufbewahrungsfristen auf Plattformebene nicht selbst konfigurieren. Falls Sie für ein Audit einen bestimmten Zeitraum dokumentieren lassen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail. myeasycms.com und bitten Sie darum schriftlich, anstatt es einfach anzunehmen.

Schritt 6: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ausgelöst wird

Wenn personenbezogene Daten über die Plattform verarbeitet werden, sind Sie der Verantwortliche und Ihr Anbieter für digitale Beschilderung ein Auftragsverarbeiter, der in Ihrem Auftrag handelt. Artikel 28 verlangt, dass diese Beziehung in einem schriftlichen Vertrag festgehalten wird. Daher benötigen Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung – und zwar bevor die Daten verarbeitet werden, nicht erst nach der ersten Prüfung.

Für easyCMS senden Sie eine E-Mail. myeasycms.com und fragen Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir sind von Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr MEZ erreichbar. Datenschutzrichtlinie Die Datenschutzvereinbarung (DSV) regelt die allgemeine Position und Ihre spezifischen Verarbeitungsvorgänge. Selbst wenn Sie sicher sind, dass niemals personenbezogene Daten mit dem System in Berührung kommen, ist eine DSV eine kostengünstige Dokumentation, und die meisten Datenschutzbeauftragten werden eine solche Vereinbarung in ihren Akten haben wollen.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein umfangreicheres Instrument und gemäß Artikel 35 erforderlich, wenn die Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Menschen birgt. Normale Hinweisschilder genügen dieser Anforderung nicht. Vier Faktoren sprechen für eine DSFA:

• Systematische Überwachung eines öffentlich zugänglichen Bereichs – genau das ist eine Gesichtszählkamera.
• Daten besonderer Kategorien, meist Gesundheitsdaten, weshalb Einsätze im Gesundheitswesen verdienen eine eigene Rezension
• Zu den schutzbedürftigen Datenempfängern gehören Kinder, Patienten und in einigen Quellen auch Mitarbeiter.
• Großflächige Verarbeitung von allem, was identifiziert

Achtung Wenn ein Anbieter anbietet, „Zielgruppenanalysen“ als kleines Zusatzangebot in ein Einzelhandels- oder Schulprojekt zu integrieren, sollte dies als neues Projekt mit eigener Bewertung betrachtet werden. Es verändert das Compliance-Profil der gesamten Installation, und die Kosten für eine korrekte Implementierung sind in der Regel höher als die Kosten des Moduls selbst.

Schritt 7: Die Transferfrage und warum EU-Hosting sie entfernt

Befindet sich Ihr Content-Management-System (CMS), dessen Backups oder ein Unterauftragnehmer außerhalb des EWR, werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt. Kapitel V der DSGVO schreibt dann einen entsprechenden Übermittlungsmechanismus und die dazugehörige Dokumentation vor. Das ist kein Skandal, sondern eine Aufgabe, die Tausende von Organisationen täglich korrekt erfüllen.

Seien Sie in dieser Angelegenheit fair und nicht parteiisch. Ein in den USA ansässiger Anbieter, der eine korrekt konfigurierte EU-Region mit einem gültigen Übertragungsmechanismus betreibt, kann die Anforderungen vollständig erfüllen. „Amerikanisches Unternehmen“ allein reicht nicht aus. Sie benötigen lediglich eine schriftliche Antwort auf drei Fragen: Wo befindet sich meine Instanz, wo befinden sich ihre Backups und welche Subprozessoren greifen auf meine Daten zu? Wir werden nicht angeben, wo Ihre Daten von Wettbewerbern gehostet werden, da sich dies ändert und Sie diese Information schriftlich von den Wettbewerbern erhalten sollten.

EU-Hosting löscht die Frage aus Ihrer Datei. Unser CMS läuft in Deutschland im Rahmen einer Vereinbarung mit einem polnischen Unternehmen, daher gibt es keine Drittlandübertragung, die geprüft werden müsste, und keinen zu wartenden Mechanismus. Für manche Käufer ist das kaum relevant. Für Käufer im öffentlichen Sektor und im Gesundheitswesen ist es oft der Grund, warum die Vorauswahl so aussieht, wie sie aussieht.

Schritt 8: Zugriffskontrolle und das Problem der gemeinsamen Anmeldung

Dies ist der Befund, den wir am häufigsten beobachten, und er hat nichts mit dem Anbieter zu tun.

Ein einziger Login, der von einem Marketingteam, zwei Website-Managern, einer Agentur und dem jeweiligen Diensthabenden genutzt wird, wenn die Bildschirmeinstellungen geändert werden müssen. Das Passwort befindet sich in einem Chatverlauf. Niemand kann sagen, wer letzten Dienstag die falsche Preisliste veröffentlicht hat, und wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird nichts widerrufen, weil es nichts zu widerrufen gibt. Artikel 32 fordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, und die Rechenschaftspflicht verlangt, dass Sie diese nachweisen. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten erfüllen beide Anforderungen nicht – unbemerkt, bis es darauf ankommt.

Unsere ehrliche Grenze: Benutzer, Benutzergruppen, Rollen und Berechtigungen sind ein Unternehmen Die Funktion kostet 1290 € pro Jahr. Sowohl beim 49-€-Konto als auch beim 299-€-PRO-Konto ist nur ein Login verfügbar. Für ein einzelnes Café oder eine einzelne Schulrezeption ist das angemessen. Für ein Unternehmen mit mehreren Standorten, in dem ein Dutzend Mitarbeiter mit Inhalten arbeiten, stellt dies jedoch ein Governance-Problem dar. Die Lösung ist ein Enterprise-Tarif oder ein anderer Anbieter, dessen Tarif jedem Mitarbeiter einen eigenen Login ermöglicht. Vergleichen Sie die Tarife auf der Website. Preisseite und lesen Benutzer und Berechtigungen Erste.

Um ehrlich zu sein, möchten wir noch zwei weitere Einschränkungen erwähnen: easyCMS unterstützt weder SSO noch SAML. Sollte Ihre Richtlinie also Single Sign-On für jedes Geschäftssystem vorschreiben, erfüllen wir diese Anforderung nicht, im Gegensatz zu einigen größeren Plattformen. Wir verfügen außerdem über keine SOC-2-Zertifizierung und kein ISO-27001-Zertifikat. Wir werden auch nicht mit vagen Formulierungen über „Sicherheit auf Unternehmensebene“ etwas anderes suggerieren. Falls Ihre Beschaffungsabteilung ein Zertifikat verlangt, fordern Sie bitte von jedem Anbieter auf Ihrer Auswahlliste ein entsprechendes Zertifikat an und bewerten Sie uns ehrlich hinsichtlich der bestehenden Lücken.

Schritt 9: Die Spieler an der Wand

Bei Sicherheitsbewertungen hört man oft beim Content-Management-System auf und vergisst dabei, dass sich hinter den Bildschirmen Computer befinden.

Drei Fakten zu easyCMS Playern verkürzen die meisten Sicherheitsüberprüfungen. Der Datenverkehr zwischen Player und CMS läuft über eine verschlüsselte Verbindung. Player beziehen Inhalte vom CMS und akzeptieren keine eingehenden Verbindungen. Daher muss kein eingehender Port geöffnet werden und kein Player muss aus dem Internet erreichbar sein. Jedes Display muss im CMS autorisiert werden, bevor es überhaupt Daten empfängt. Die Details finden Sie in Netzwerkanforderungen Und Anzeigelizenzen und Genehmigungen Die

Was bleibt, ist physischer und organisatorischer Natur – und das liegt in Ihrer Verantwortung. Schließen Sie das Gehäuse ab, wenn sich der Spieler in einem öffentlichen Flur befindet. Lassen Sie keine Tastatur hinter einem Bildschirm im Empfangsbereich angeschlossen. Deaktivieren Sie ein Display erst, wenn die Hardware ausgemustert, verkauft oder gestohlen wurde, und nicht erst, wenn sich jemand daran erinnert. Der Bildschirm selbst ist ein Ausgabegerät in einem öffentlichen Raum: Wenn er Namen anzeigt, erhält jeder im Raum diese Daten – eine eher gestalterische als technische Entscheidung.

Die Fragen, die Sie jedem Anbieter senden sollten

Kopieren Sie dies in eine E-Mail. Jeder seriöse Händler wird Ihnen alle Fragen ohne Anruf beantworten.

1. Mit welcher juristischen Person würden wir einen Vertrag abschließen, und in welchem Land hat diese ihren Sitz?
2. In welchem Land wird das CMS betrieben und in welchem Land werden die Backups gespeichert?
3. Wer sind Ihre Unterauftragnehmer, und wo wird diese Liste veröffentlicht?
4. Bieten Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung an? Bitte senden Sie sie uns vor dem Kauf zu.
5. Welchen Übermittlungsmechanismus verwenden Sie, wenn Daten den EWR verlassen?
6. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Screenshots, Wiedergabeprotokolle und Überwachungsdaten, und können Sie diese schriftlich angeben?
7. Sind Screenshots auf die Bildschirmausgabe beschränkt oder können Kameras oder Mikrofone des Players aktiviert werden?
8. Ist der Datenverkehr zwischen Spieler und CMS verschlüsselt, und muss an unseren Standorten ein eingehender Port geöffnet werden?
9. Können wir separate Benutzerkonten mit Rollen erstellen und zu welcher Preisstufe?
10. Unterstützen Sie SSO oder SAML? Falls nicht, geben Sie dies bitte an.
11. Besitzen Sie eine ISO 27001-, SOC 2- oder eine andere Zertifizierung? Senden Sie uns das Zertifikat oder geben Sie an, dass Sie keine besitzen.
12. Wie schnell werden Sie uns über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren, da wir einer 72-Stunden-Verpflichtung unterliegen?
13. Wenn wir das Unternehmen verlassen, wie exportieren wir unsere Inhalte und wie schnell werden unsere Daten gelöscht?

Unsere Antworten auf alle dreizehn Fragen finden Sie entweder in diesem Artikel oder sind nur eine E-Mail entfernt unter myeasycms.com Wenn ein Verkäufer bei den Fragen 2, 3 und 11 langsam oder ungenau antwortet, sagt Ihnen das schon etwas, bevor Sie überhaupt etwas ausgegeben haben.

Die Kurzfassung

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Bildschirme personenbezogene Daten verarbeiten, denn die meisten tun dies nicht, und eine ehrliche Antwort spart Ihnen wochenlange Arbeit. Falls doch: Holen Sie sich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dokumentieren Sie, wo die Plattform läuft, legen Sie nachvollziehbare Aufbewahrungsfristen fest, vermeiden Sie die unternehmensweite Nutzung eines einzigen Logins und behandeln Sie Kameras als separates Projekt mit eigener Datenprüfung.

Unsere Position, ganz klar: EU-Unternehmen, EU-Hosting in Deutschland, verschlüsselter Spielerverkehr, nur autorisierte Displays, Datenschutzbeauftragter auf Anfrage, keine Zertifizierungen beansprucht. Stellen Sie jedem in die engere Wahl gekommenen Anbieter dieselben dreizehn Fragen und vergleichen Sie die Antworten.

Weiterführende Lektüre: Digitale Beschilderung für das Gesundheitswesen , Interne Kommunikationsbildschirme für Büros Und Hilfe- und Unterstützungsmöglichkeiten erhalten Unsere eigene Position ist dargelegt auf Sicherheit, DSGVO und wo Ihre Daten gespeichert werden Die