Benutzer und Berechtigungen

Ein einziger Login reicht für eine Person aus, die ein paar Bildschirme betreibt. Sobald ein Marketingteam, mehrere Filialen oder Ihre eigenen Kunden Zugang benötigen, wollen Sie individuelle Konten mit gerade so viel Berechtigung, wie für die jeweilige Aufgabe nötig ist, nicht mehr. Machen Sie sich vor dem Weiterlesen klar, wo die Grenze liegt: Das easyCMS-Konto und das PRO-Konto haben einen einzigen Login. Mehrbenutzerverwaltung mit individuellen Rollen und Berechtigungen ist eine Enterprise-Funktion, was Enterprise zur passenden Wahl für Agenturen und Wiederverkäufer macht, die Signage über Teams, Standorte und Kunden hinweg verwalten.

Benutzertypen

easyCMS unterscheidet drei Benutzerebenen:

• Super-Admins sehen und kontrollieren alles: sämtliche Inhalte, alle Displays, alle Benutzer, dazu ein Status-Dashboard mit einer Übersicht zu Speicher, Bandbreite und Display-Aktivität. Beschränken Sie diese Rolle auf die eine oder zwei Personen, die die Plattform tatsächlich betreiben.
• Gruppen-Admins verwalten die Benutzer und Inhalte innerhalb ihrer eigenen Benutzergruppe und können sehen und bearbeiten, was allen Mitgliedern dieser Gruppe gehört, gut geeignet für einen Standortleiter oder einen Ansprechpartner auf Kundenseite. Sie sind keine vollwertigen Administratoren: Ordner anlegen, die Freigabe eines Ordners ändern und ein neues Display autorisieren liegen alle über ihrer Berechtigung.
• Standardbenutzer arbeiten innerhalb dessen, was ihre Gruppe ihnen gewährt: typischerweise Medien hochladen, eigene Layouts bearbeiten und auf den Displays planen, die sie sehen können. Das Freigeben eigener Elemente für Kollegen ist eine Fähigkeit, die der Gruppe erst zugewiesen werden muss, nicht etwas, das jeder Benutzer standardmäßig hat. Wenn also jemand nicht freigeben kann, ist das die Einstellung, nach der man fragen sollte.

Benutzergruppen und Funktionsberechtigungen

Statt jede Person einzeln zu konfigurieren, werden Berechtigungen an Benutzergruppen geknüpft. Eine Gruppe legt fest, welche Funktionen ihre Mitglieder erreichen können: Medien-Upload, Layout-Design, Planung, Display-Verwaltung und so weiter. easyCMS wird mit vorkonfigurierten Gruppen für gängige Rollen ausgeliefert, etwa für die Display- oder Playlist-Verwaltung, und Sie können eine davon klonen oder daraus Ihre eigene Struktur aufbauen.

Ein praktisches Muster für ein Unternehmen mit mehreren Standorten:

1. Legen Sie eine Gruppe pro Rolle an: „Content-Redakteure“ (Bibliothek + Layouts), „Planer“ (Bibliothek + Layouts + Zeitplan), „Standortleiter“ (kommt Display-Überwachung hinzu).
2. Legen Sie Display-Gruppen pro Standort an und geben Sie die Displays jedes Standorts nur für die Personen frei, die diesen Standort betreiben.
3. Geben Sie jedem einen persönlichen Ordner, sodass Uploads standardmäßig im eigenen Bereich landen.

Freigabe und Ordner

Funktionsberechtigungen bestimmen, welche Art von Aktionen ein Benutzer ausführen kann; die Objektfreigabe bestimmt, welche konkreten Elemente er berühren darf. Ordner sind der sauberste Weg, das zu verwalten. Legen Sie Medien, Layouts und Kampagnen in einen Ordner pro Team, Standort oder Kunde. Geben Sie dann jeden Ordner für die richtige Gruppe frei und gewähren Sie Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen. Neue Elemente in einem freigegebenen Ordner übernehmen dessen Zugriffsrechte, sodass die tägliche Arbeit kein element­weises Herumfummeln erfordert. Benutzer können zusätzlich einzelne Elemente, die ihnen gehören, freigeben, wenn eine einmalige Zusammenarbeit das erfordert.

Achtung Die Falle bei Ordnern ist teilweise Freigabe. Alles, wovon ein Element abhängt, muss ebenfalls im Ordner liegen, nicht nur das Element selbst. Ein Layout, das in den Ordner eines Kunden verschoben wird, während die von ihm genutzten Bilder und Videos außerhalb bleiben, öffnet sich für diesen Kunden mit fehlenden Teilen. Verschieben Sie das Layout und seine Medien gemeinsam, und dasselbe gilt für eine Kampagne und die darin enthaltenen Layouts.

Einen Ordner anzulegen und seine Freigabe festzulegen ist Aufgabe eines Super-Admins. Bei einem neuen Konto teilen Sie uns die gewünschte Struktur mit, und wir richten sie ein.

Dieses Modell macht easyCMS sicher für kundenorientierte Einrichtungen: Die Gruppe eines Kunden sieht dessen Ordner und dessen Displays und hat schlicht keinen Zugang zu den Inhalten anderer.

Dashboards und Kontingente

Jeder Benutzer erhält ein Start-Dashboard, das zu seiner Rolle passt. Ein Super-Admin landet auf dem Status-Dashboard, mit Bibliotheks- und Bandbreitennutzung neben der Display-Aktivität. Die meisten Personen erhalten das Symbol-Dashboard, und jemand, dessen gesamte Aufgabe Inhalte sind, kann auf den Medien-Manager oder das Playlist-Dashboard verwiesen werden, die alles andere ausblenden. Wo Speicherdisziplin wichtig ist, können Kontingente begrenzen, wie viel vom gemeinsamen Bibliotheksspeicher eine Gruppe verbrauchen darf.

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