Utilisateurs et autorisations

Une seule connexion suffit pour une personne gérant quelques écrans. Dès qu'une équipe marketing, plusieurs succursales ou vos propres clients ont besoin d'accéder au système, il vous faut des comptes individuels avec juste assez de pouvoir pour faire leur travail, pas plus. Soyez clair sur la limite avant de poursuivre : le compte easyCMS et le compte PRO n'ont qu'une seule connexion. L'administration multi-utilisateurs avec des rôles et permissions personnalisés est une fonctionnalité Enterprise, ce qui fait d'Enterprise le choix adapté aux agences et revendeurs gérant de l'affichage entre équipes, sites et clients.

Types d'utilisateurs

easyCMS distingue trois niveaux d'utilisateur :

• Les super-administrateurs voient et contrôlent tout : l'ensemble du contenu, tous les écrans, tous les utilisateurs, ainsi qu'un tableau de bord d'état résumant le stockage, la bande passante et l'activité des écrans. Réservez ce rôle à la seule ou aux deux personnes qui pilotent réellement la plateforme.
• Les administrateurs de groupe gèrent les utilisateurs et le contenu de leur propre groupe d'utilisateurs, et peuvent voir et modifier ce que possède chaque membre de ce groupe, ce qui convient bien à un responsable de site ou un référent côté client. Ce ne sont pas des administrateurs complets : créer des dossiers, modifier la façon dont un dossier est partagé et autoriser un nouvel écran restent hors de leur portée.
• Les utilisateurs standard travaillent dans les limites accordées par leur groupe : généralement, téléverser des médias, modifier leurs propres mises en page et planifier sur les écrans qu'ils peuvent voir. Partager leurs propres éléments avec des collègues est une capacité qui doit être accordée à leur groupe, pas quelque chose que tout utilisateur possède par défaut ; donc si quelqu'un ne peut pas partager, c'est le réglage à vérifier.

Groupes d'utilisateurs et permissions de fonctionnalités

Plutôt que de configurer chaque personne individuellement, les permissions s'attachent aux groupes d'utilisateurs. Un groupe définit quelles fonctionnalités ses membres peuvent atteindre : téléversement de médias, conception de mises en page, planification, gestion des écrans, etc. easyCMS est livré avec des groupes préconfigurés pour les rôles courants, comme la gestion des écrans ou celle des listes de lecture, et vous pouvez en cloner un ou construire votre propre structure à partir de là.

Un schéma pratique pour une entreprise multi-sites :

1. Créez un groupe par rôle : « Éditeurs de contenu » (bibliothèque + mises en page), « Planificateurs » (bibliothèque + mises en page + planification), « Responsables de site » (ajoute la surveillance des écrans).
2. Créez des groupes d'écrans par site, et ne partagez les écrans de chaque site qu'avec les personnes qui gèrent ce site.
3. Donnez à chacun un dossier personnel, afin que ses téléversements atterrissent par défaut dans son propre espace.

Partage et dossiers

Les permissions de fonctionnalités déterminent quels types d'actions un utilisateur peut effectuer ; le partage d'objets détermine quels éléments précis il peut toucher. Les dossiers sont le moyen le plus simple de gérer cela. Placez les médias, mises en page et campagnes dans un dossier par équipe, site ou client. Partagez ensuite chaque dossier avec le bon groupe, en accordant l'affichage, la modification ou la suppression. Les nouveaux éléments à l'intérieur d'un dossier partagé héritent de son accès, si bien que le travail quotidien ne nécessite aucun réglage élément par élément. Les utilisateurs peuvent en outre partager individuellement des éléments qu'ils possèdent lorsqu'une collaboration ponctuelle l'exige.

Attention Le piège avec les dossiers est le partage partiel. Tout ce dont dépend un élément doit aussi se trouver dans le dossier, pas seulement l'élément lui-même. Une mise en page déplacée dans le dossier d'un client, alors que les images et vidéos qu'elle utilise restent en dehors, s'ouvrira pour ce client avec des éléments manquants. Déplacez la mise en page et ses médias ensemble, et il en va de même pour une campagne et les mises en page qu'elle contient.

Créer un dossier et définir comment il est partagé est une tâche de super-administrateur. Sur un nouveau compte, indiquez-nous la structure que vous souhaitez et nous la mettrons en place.

C'est ce modèle qui rend easyCMS sûr pour les installations orientées clients : le groupe d'un client voit son dossier et ses écrans, et n'a tout simplement aucun accès au contenu de quiconque d'autre.

Tableaux de bord et quotas

Chaque utilisateur reçoit un tableau de bord d'accueil adapté à son rôle. Un super-administrateur arrive sur le tableau de bord d'état, avec l'utilisation de la bibliothèque et de la bande passante aux côtés de l'activité des écrans. La plupart des personnes reçoivent le tableau de bord Icônes, et quelqu'un dont le travail se résume au contenu peut être orienté vers le gestionnaire de médias ou le tableau de bord Listes de lecture, qui masquent tout le reste. Là où la discipline de stockage compte, des quotas peuvent limiter la part de l'espace de bibliothèque partagé qu'un groupe peut consommer.

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