Usuarios y permisos

Un único inicio de sesión es suficiente para una persona que gestiona unas pocas pantallas. En cuanto un equipo de marketing, varias sucursales o sus propios clientes necesitan acceso, querrá cuentas individuales con justo el poder necesario para hacer su trabajo, y no más. Tenga claro dónde está el límite antes de seguir leyendo: la cuenta easyCMS y la cuenta PRO tienen un único inicio de sesión. La administración multiusuario con roles y permisos personalizados es una función Enterprise, lo que hace que Enterprise sea la opción adecuada para agencias y revendedores que gestionan cartelería entre equipos, sitios y clientes.

Tipos de usuario

easyCMS distingue tres niveles de usuario:

• Los superadministradores ven y controlan todo: todo el contenido, todas las pantallas, todos los usuarios, además de un panel de estado que resume almacenamiento, ancho de banda y actividad de las pantallas. Reserve este rol a la una o dos personas que realmente gestionan la plataforma.
• Los administradores de grupo gestionan los usuarios y el contenido dentro de su propio grupo de usuarios, y pueden ver y editar lo que posee cada miembro de ese grupo, algo adecuado para un responsable de sitio o un referente del lado del cliente. No son administradores completos: crear carpetas, cambiar cómo se comparte una carpeta y autorizar una nueva pantalla quedan por encima de ellos.
• Los usuarios estándar trabajan dentro de lo que su grupo les concede: normalmente subir contenido multimedia, editar sus propios diseños y programar en las pantallas que pueden ver. Compartir sus propios elementos con compañeros es una capacidad que debe concederse a su grupo, no algo que todo usuario tiene por defecto, así que si alguien no puede compartir, ese es el ajuste que hay que revisar.

Grupos de usuarios y permisos de funciones

En lugar de configurar a cada persona individualmente, los permisos se asocian a grupos de usuarios. Un grupo define a qué funciones pueden acceder sus miembros: subida de contenido, diseño de disposiciones, programación, gestión de pantallas, etc. easyCMS incluye grupos preconfigurados para roles habituales, como gestionar pantallas o gestionar listas de reproducción, y puede clonar uno o construir su propia estructura a partir de él.

Un esquema práctico para una empresa con varios sitios:

1. Cree un grupo por rol: «Editores de contenido» (biblioteca + diseños), «Programadores» (biblioteca + diseños + programación), «Responsables de sitio» (añade supervisión de pantallas).
2. Cree grupos de pantallas por sitio, y comparta las pantallas de cada sitio solo con las personas que lo gestionan.
3. Dé a todos una carpeta personal, para que sus subidas caigan por defecto en su propia área.

Compartición y carpetas

Los permisos de funciones deciden qué tipo de cosas puede hacer un usuario; la compartición de objetos decide qué elementos concretos puede tocar. Las carpetas son la forma más limpia de gestionarlo. Ponga contenido, diseños y campañas en una carpeta por equipo, sitio o cliente. Luego comparta cada carpeta con el grupo adecuado, concediendo ver, editar o eliminar. Los elementos nuevos dentro de una carpeta compartida heredan su acceso, así que el trabajo diario no requiere ajustes elemento por elemento. Los usuarios pueden además compartir individualmente elementos que poseen cuando una colaboración puntual lo requiere.

Atención La trampa con las carpetas es la compartición parcial. Todo aquello de lo que depende un elemento también debe estar en la carpeta, no solo el elemento. Un diseño movido a la carpeta de un cliente mientras las imágenes y vídeos que usa quedan fuera se abrirá para ese cliente con partes faltantes. Mueva el diseño y su contenido multimedia juntos, y lo mismo aplica a una campaña y los diseños que contiene.

Crear una carpeta y definir cómo se comparte es tarea de un superadministrador. En una cuenta nueva, díganos la estructura que desea y la configuraremos.

Este modelo es lo que hace que easyCMS sea seguro para configuraciones de cara al cliente: el grupo de un cliente ve su carpeta y sus pantallas, y simplemente no tiene ninguna vía hacia el contenido de nadie más.

Paneles y cuotas

Cada usuario obtiene un panel de inicio adaptado a su rol. Un superadministrador llega al panel de estado, con el uso de biblioteca y ancho de banda junto a la actividad de las pantallas. La mayoría de las personas obtienen el panel de iconos, y a alguien cuyo trabajo sea solo el contenido se le puede dirigir al gestor de contenido o al panel de listas de reproducción, que ocultan todo lo demás. Donde la disciplina de almacenamiento importa, las cuotas pueden limitar cuánto espacio de la biblioteca compartida puede consumir un grupo.

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