Cambiar de una suscripción de cartelería digital: una guía de migración

Dejar una suscripción por pantalla es sobre todo un proyecto de contenido, no técnico. Sus archivos multimedia pasarán, porque puede descargarlos y volver a subirlos. Sus diseños y programaciones casi seguro que no, así que prevea tener que reconstruirlos. Y el paso más importante de todos ocurre antes de cancelar nada: saque su biblioteca multimedia mientras todavía tenga la cuenta.

Aquí tiene el plan completo, en el orden en que debería llevarlo a cabo realmente.

Bueno saberlo Haga sus propios cálculos en la calculadora de costes de cartelería digital: cualquier número de pantallas, de uno a cinco años, easyCMS con pago único frente a todas las suscripciones que seguimos. Cada precio de la competencia que usa, con la fecha en que lo leímos, está en el Índice de precios de cartelería digital.

Empiece por un inventario, no por una exportación

Antes de tocar ninguno de los dos sistemas, anote lo que tiene. Veinte minutos con una hoja de cálculo le ahorran una semana de confusión más adelante.

Por cada pantalla, anote:

• Dónde está, y quién se da cuenta cuando falla
• Marca, modelo, tamaño y orientación de la pantalla, vertical u horizontal
• La resolución con la que realmente está funcionando
• Qué la controla: una caja Android, un mini-PC Windows, o un reproductor integrado en el panel
• Cómo se conecta: Ethernet por cable, Wi-Fi, o una conexión móvil

Después, dentro de su CMS actual:

• Cuántos diseños están realmente en rotación, no cuántos existen
• Las listas de reproducción, y si alguna se basa en etiquetas en lugar de estar construida a mano
• El número total de archivos multimedia y el tamaño total en megabytes, porque esto determina qué nivel de easyCMS necesita
• Cada programación, incluido todo lo que cambia según la hora del día o el día de la semana
• Cada fuente de datos en directo: feeds RSS, una URL de calendario iCal, una página web integrada, un panel de control, una hoja de cálculo que alimenta una tabla
• Quién inicia sesión, y qué se le permite hacer

Consejo La mayoría de los parques de pantallas rotan muchos menos diseños de los que poseen. Cuente solo lo que realmente se ha reproducido en los últimos 90 días. Esa lista más corta es su lista de reconstrucción, y normalmente es un tercio de lo que temía.

Exporte sus contenidos multimedia antes de cancelar nada

Una suscripción cancelada suele llevarse la biblioteca con ella. Algunas plataformas mantienen su cuenta legible durante un periodo de gracia, otras no, y la fecha en que deja de ser legible rara vez es la que espera. Trate la biblioteca como perdida en el momento en que caduque el último pago, y planifique hacia atrás desde ahí.

Descargue todo: imágenes, vídeo, audio, PDF, tipografías. Colóquelo en una estructura de carpetas que refleje cómo quiere organizarlo en easyCMS, porque volverá a subirlo desde esa carpeta.

Donde todavía tenga los archivos originales, use esos en su lugar. La mayoría de las plataformas comprimen o transcodifican al subir, así que la copia de su CMS actual suele ser una generación peor que el archivo que produjo su diseñador. Recupérelos de la unidad compartida y trate la descarga del CMS como su copia de seguridad de último recurso.

Dos cosas más que recopilar mientras todavía tenga acceso:

Capturas de pantalla de cada diseño en rotación. A pantalla completa, una por diseño. Es su referencia para la reconstrucción, y supera con creces una descripción escrita de dónde va el logotipo.

Cualquier informe que necesite conservar. El historial de prueba de reproducción y los informes de audiencia se quedan con el antiguo proveedor. Si tiene que demostrarle a un anunciante qué se reprodujo en marzo, expórtelo ahora.

Cuidado No cuente con poder volver a iniciar sesión después de que caduque la suscripción para recuperar un archivo que se le haya pasado. Dé por hecho que solo tiene una oportunidad para esto.

Compare el tamaño total de su biblioteca con el almacenamiento que está comprando: 1GB en la cuenta de 49€, 5GB en PRO, 20GB en Enterprise. Es una limitación real que merece la pena decir sin rodeos. Yodeck anuncia almacenamiento ilimitado incluso en su plan gratuito, comprobado en septiembre de 2026, así que si su biblioteca son 30GB de vídeo, el almacenamiento de easyCMS es un auténtico paso atrás que hay que planificar. Hay un tratamiento más extenso en necesidades de almacenamiento en cartelería digital, y las reglas prácticas están en cuota de almacenamiento y subida de contenidos.

Qué se traslada con usted, y qué no

La línea incómoda de esa tabla son los diseños. No conocemos ningún formato de intercambio para diseños de cartelería digital: ninguna plataforma que hayamos visto publica ni importa el archivo de diseño de un competidor, y cuando un proveedor describe la migración como automática, normalmente se refiere a la biblioteca de medios. Prevea una reconstrucción y le sorprenderá lo rápido que va. Prevea una importación y perderá quince días.

Un presupuesto realista de reconstrucción, a partir de los parques que hemos ayudado a migrar: aproximadamente una hora para una rotación simple de imágenes y vídeos a pantalla completa, y hasta medio día para un diseño multizona con una región en directo, un ticker y un reloj. Multiplique por el número de diseños usados en los últimos 90 días, no por su total.

¿Puede conservar el hardware de su reproductor?

A menudo sí, y es el mayor ahorro de todo el proceso.

La caja suministrada por el proveedor es la que atrapa a la gente. El hardware que llegó gratis o barato como parte de una suscripción suele estar bloqueado a la imagen de ese proveedor, y a veces está en arrendamiento en lugar de vendido. Pregunte pronto y consiga la respuesta por escrito, porque si es que no, el hardware de sustitución debe formar parte de su presupuesto de migración y no aparecer como una sorpresa a las seis semanas.

Las licencias cuestan 99€ cada una, una por pantalla, de por vida, y la cuenta de 49€ incluye la primera. Compre las licencias adicionales en el mismo pedido que la cuenta y salen a 66€ cada una, un descuento fijo de un tercio aplicado automáticamente al pagar, sin código que introducir. Esto solo funciona cuando la cuenta y las licencias pasan juntas por el pago, así que decida cuántas pantallas va a migrar antes de comprar, no después. En Enterprise, el precio de la licencia depende de lo que ejecute la pantalla: las pantallas Android, LG webOS y Samsung Tizen cuestan 49€ cada una, porque esos reproductores llevan una licencia comercial que easyCMS compra, y las pantallas Windows y Linux no llevan ningún cargo de licencia. Qué reproductor conviene a cada sitio se explica en reproductores para easyCMS, y las guías de configuración son por plataforma: Android, Windows y LG webOS.

Haga la comprobación de widgets en la semana uno

Es el paso que la gente se salta, y el único que realmente puede frenar una migración.

Repase su inventario de fuentes activas y confirme que cada una tiene su lugar en easyCMS antes de comprometerse. La mayoría lo tiene: imágenes, vídeo, texto enriquecido, relojes, cuenta atrás, tiempo, un feed de calendario iCal, un ticker RSS, páginas web incrustadas, PDF, cartas de menú, acciones y divisas, transmisiones HLS, zonas interactivas.

Algunas no lo tienen, y preferimos que lo sepa ahora:

• No hay widget de Twitter ni de X. El motor lo eliminó y Mastodon lo sustituye.
• No hay widget de gráficos. Si su pantalla actual muestra un gráfico de barras de forma nativa, tendrá que convertirlo en imagen, página web o panel incrustado.
• No hay conector de Google Calendar. El widget Calendario admite una URL de feed iCal, que la mayoría de los sistemas de calendario pueden generar.
• No hay tienda de aplicaciones ni galería de plantillas. Existen plantillas de diseño, pero si eligió su plataforma actual por su biblioteca de aplicaciones, es una pérdida real.

Atención Si una pantalla importante depende de algo de esa segunda lista, descúbralo en la semana uno, no en la semana en la que pensaba cancelar.

Reconstruya en este orden

Primero la biblioteca de medios, luego los diseños, luego las listas de reproducción, luego la programación. Trabajar en ese orden significa que nunca tiene que volver atrás para reapuntar algo.

1. Recree su estructura de carpetas y suba los medios. Las carpetas de la biblioteca reflejan cómo piensa su equipo en el contenido. Consulte listas de reproducción y la biblioteca de medios.
2. Construya un diseño correctamente. Ajuste bien las zonas, las fuentes, los colores y los tiempos en su diseño más importante antes de construir los otros doce. Guía: crear diseños. Si las artes necesitan redimensionarse para una nueva relación de aspecto, expórtelas desde la herramienta de diseño que ya utiliza, al tamaño exacto en píxeles de la zona en la que se reproducen.
3. Cree listas de reproducción. Donde el contenido cambie a menudo, use listas de reproducción basadas en etiquetas para que los medios nuevos se sumen a una rotación automáticamente en lugar de manualmente.
4. Traslade el contenido tabular a un DataSet. Listas de precios, reservas de salas, turnos de personal y todo lo que viva en una hoja de cálculo. Importe el CSV que exportó antes: contenido dinámico con DataSets.
5. Reconstruya la programación en último lugar, incluida la franja horaria y cualquier contenido predeterminado permanente. Consulte programar contenido y zonas horarias y franjas horarias.

Aprovisionar reproductores y reclamar pantallas

Instale el reproductor para su plataforma, y este muestra un código. Ese código es lo que vincula el dispositivo con su cuenta.

Puede reclamar una pantalla usted mismo en /add-display/, lo que la autoriza y le asigna una licencia sin esperar a nadie. La guía completa está en añadir una nueva pantalla, y las reglas de licencias en licencias de pantalla y autorización.

En el lado de la red no hay nada que abrir. Los reproductores obtienen su contenido y no aceptan conexiones entrantes, y el tráfico de los reproductores hacia el CMS circula por una conexión cifrada. Si su equipo de TI lo pregunta, envíele requisitos de red.

Una vez que una pantalla está en línea, use monitorización de pantallas para confirmarlo: compruebe la hora de la última conexión y luego solicite una captura de pantalla bajo demanda. Esa captura es la prueba de que la transición funcionó sin tener que desplazarse hasta el sitio.

Ejecute ambos sistemas en paralelo, y espere pagar por los dos

No haga la transición de todo en una sola noche. Mantenga la suscripción antigua y easyCMS funcionando en paralelo mientras reconstruye, y luego traslade las pantallas por lotes.

El método práctico: elija una pantalla que le importe y reconstrúyala por completo en easyCMS. Si puede, conecte una caja Android de repuesto a una segunda entrada HDMI, para poder alternar entre la antigua y la nueva y compararlas honestamente. Deje el resto de pantallas intactas. Cuando esté satisfecho, pase al siguiente lote.

En easyCMS no hay prueba gratuita ni plan gratuito, así que el solapamiento le cuesta dinero por los dos lados. Esto es lo que cuesta un mes adicional de su suscripción actual mientras hace la transición, según los precios de lista propios de los proveedores comprobados en septiembre de 2026, citados tal cual y sin convertir:

De cuatro a seis semanas de solapamiento en un parque de diez pantallas suponen entre 80 y 300 en su moneda de facturación. Frente a una reconstrucción que hace una vez y conserva para siempre, es un seguro barato contra una semana de pantallas apagadas. No comprima la transición para ahorrarlo.

Calcular el momento de la cancelación

Trabaje hacia atrás desde su fecha de renovación, no hacia delante desde hoy.

Dos detalles que le cuestan dinero a la gente:

Si está en facturación anual, ya ha pagado. Normalmente no hay reembolso por la parte no utilizada del periodo, así que déjelo llegar hasta el final. Cancelar en el mes cuatro de doce no le compra nada, salvo un plazo más corto.

No cancele el mismo día de la renovación. Las renovaciones automáticas pueden cobrarse a primera hora, y algunos planes exigen aviso antes de la fecha de renovación, no en ella. Lea el plazo de preaviso, anote la fecha en una agenda compartida y actúe con varios días de antelación.

La lista de comprobación antes de cancelar

• Cada archivo multimedia descargado y verificado como abrible, no solo listado
• Artes originales localizadas y almacenadas en un lugar que usted controla
• Capturas de pantalla de cada diseño en rotación
• Todas las URL de feeds, enlaces iCal y direcciones de páginas incrustadas guardadas en un archivo de texto
• Hojas de cálculo y datos tabulares exportados a CSV
• Informes de prueba de reproducción y de audiencia exportados si necesita el historial
• Cada pantalla activa en easyCMS y confirmada mediante una captura de pantalla bajo demanda
• Programación probada durante una semana completa, incluido todo lo que solo se ejecuta los fines de semana
• Confirmación del proveedor sobre si su hardware es suyo para quedárselo
• Plazo de preaviso leído, fecha de cancelación anotada en la agenda, cancelación confirmada por escrito

Qué cuesta, y cuándo se amortiza

El objetivo del ejercicio es que la línea se aplane. Diez pantallas en un plan de €8 por pantalla al mes, la tarifa que Yodeck indica para Basic (comprobado en septiembre de 2026), cuestan €960 al año mientras esas pantallas sigan en la pared: €2,880 al final del año tres, €4,800 al final del año cinco, sin poseer nada al terminar. Las mismas diez pantallas en easyCMS cuestan 893€ una vez y nada después, así que para el año cinco va 3,907€ por delante, y la diferencia se amplía cada mes que mantiene las pantallas en marcha.

Punto de equilibrio frente a esa misma tarifa de €8, con la cuenta y las licencias compradas en un solo pedido:

Las licencias adicionales cuestan 66€ en lugar de 99€ ahí porque pasan por el pago en el mismo pedido que la cuenta, que es lo que hace de todos modos quien migra un parque existente. Añadidas más tarde cuestan 99€ cada una, así que las mismas redes salen a 445€ con cinco pantallas, 1,190€ con diez y 2,675€ con veinticinco, y el punto de equilibrio se retrasa a unos 11, 15 y 13 meses.

Fíjese en el patrón: la cuota PRO es la misma tanto si gestiona 10 pantallas como 25, así que una cuenta PRO más llena se amortiza antes que una medio vacía.

Ahora la parte honesta. Todo ese dinero sale el primer día, y sin plan gratuito ni prueba gratuita no hay nada que lo suavice. Si compra la cuenta ahora y añade pantallas más tarde a 99€ cada una, el primer año le cuesta más que quedarse donde está en los parques más grandes: 1,190€ frente a €960 por un año de suscripción con diez pantallas, y 2,675€ frente a €2,400 con veinticinco. Y €8 no es la tarifa más barata del mercado. Xibo indica Cloud Professional a €4.40 por pantalla al mes, comprobado en septiembre de 2026, y medido frente a eso, una red easyCMS de diez pantallas tarda unos 20 meses en amortizarse en lugar de 11. El ahorro llega igualmente, y una vez que llega, ya no se detiene. El cálculo a cinco años se desarrolla en coste por pantalla de la cartelería digital y la comparación nivel a nivel en cartelería digital sin cuota mensual.

Cuándo no debería cambiar

Tres casos en los que quedarse donde está es la respuesta correcta.

Tiene un nivel gratuito que funciona. Yodeck ofrece una pantalla gratis para siempre, y OptiSigns ofrece hasta tres gratis con su logo en pantalla y solo soporte comunitario, ambos comprobados en septiembre de 2026. Si ni el logo ni el límite de pantallas le molestan, cambiar le cuesta 49€ y un fin de semana para sustituir algo que no cuesta nada.

Tiene muchas pantallas en un solo edificio con un plan de sitio ilimitado. Rise Vision indica $1,399 por escuela al año para pantallas ilimitadas en su propia página de precios, comprobado en septiembre de 2026. Con cuarenta pantallas en una sola escuela eso nos gana, y no vamos a discutir con la aritmética.

El despliegue es corto. Un pop-up, una exposición, una activación estacional. Alquílelo mensualmente, no compre licencias que solo va a usar seis semanas.

De dónde viene la ayuda

El asistente, las guías y las preguntas frecuentes son gratis para todos, y una Hora de soporte experto cuesta 25€ cuando quiere un ingeniero en su propia configuración. Esa semana vale más cuando está construyendo activamente.

Si prefiere que la reconstrucción se realice con usted, la Hora de soporte experto cuesta 25€ por hasta una hora de trabajo práctico de un ingeniero, un diagnóstico por escrito y un presupuesto fijo aprobado antes de continuar. Las solicitudes urgentes comienzan el mismo día laborable, y la tarifa se reembolsa si la causa raíz resulta ser un error de easyCMS. Las opciones gratuitas, incluidos el asistente de IA y 25 guías escritas, están enumeradas en opciones de ayuda y soporte.

Lecturas relacionadas: coste de la cartelería digital por pantalla, comparativa de cartelería digital sin cuota mensual, y conectar su primera pantalla.